Niepoprawnie zaaranżowane biuro sprawia, że jego pracownicy źle się w nim czują i na nieproduktywnych czynnościach mogą spędzać nawet 17 dni w roku.
Amerykańska firma Citrix przeprowadziła badania wskazujące co obniża produktywność pracowników. Wynika z nich, że 20 min. tygodniowo pracownicy poświęcają na szukanie odpowiedniego miejsca do pracy, 30 min. dziennie zajmuje im skupienie się w pracy ponieważ biura nie oferują odpowiednich warunków do samodzielnej pracy. Z kolei 15 min. miesięcznie pracownicy spędzają na poszukiwaniu niezbędnej dokumentacji. Głównym powodem takiego stanu rzeczy jest nieefektywne wykorzystanie przestrzeni biurowej.
Na początku warto zwrócić uwagę, że praca umysłowa jest znacznie cięższa od fizycznej. Pracownik biurowy musi być niemalże cały czas skoncentrowany. To w jakich warunkach pracuje w dużej mierze zależy na ile jego praca będzie efektywna, a co za tym idzie jakość oferowanych usług i produktów.
Co wpływa na nieefektywność w pracy i jak możemy to zmienić.
1 ) Niewłaściwe oświetlenie może powodować zmęczenie i skutkować większą liczbą popełnianych błędów przy wykonywaniu zadań. Pracodawca powinien zadbać o odpowiednie wyposażenie pomieszczeń w wysokiej jakości sprzęt.
2 ) Sprawnie działający sprzęt jest jednym z najważniejszych aspektów. Na rynku pojawia się coraz więcej urządzeń umożliwiające pracownikom efektywniejszą pracę. Możliwe jest wykonywanie wieloetapowych działań np. drukowanie bezpośrednio ze smartfonów lub tabletów.
3) Dobrze usytuowane biurko z półkami to kolejny czynnik poprawiający jakość pracy. Pracownik powinien mieć wokół siebie wolną przestrzeń, która pozwoli mu czuć się swobodnie i komfortowo. Brak odpowiedniej ilości półek sprzyja powstawaniu bałaganu.
4) Zbyt duża liczba osób w jednym miejscu. Większość pracowników, aby dobrze wykonywać swoje zadania, potrzebuje przestrzeni do indywidualnej pracy w ciszy. Pracując w miejscu gdzie jest spora liczba osób jesteśmy stale narażeni na bycie rozproszonym przez kolegów chcących nawiązać towarzyską rozmowę, współpracowników potrzebujących konsultacji, czy choćby rozmów telefonicznych prowadzonych przy sąsiednim biurku. Zwiększenie metrażu może znacząco poprawić jakość pracy pracowników.
5) Kolejnym elementem jest estetyka wnętrza: design, forma i kolory jakie są użyte. Lubimy przebywać w miejscach, w którym dobrze się czujemy. Biuro powinno też stać się takim miejscem.
– Dobór kolorów zależy od rodzaju pracy jaką wykonujemy. Warto przed rozpoczęciem aranżacji biura, przeczytać jak kolory wpływają na nasze samopoczucie.
– Biurko powinno być dostosowane do rodzaju wykonywanej pracy i wzrostu pracownika. Biurko ma odpowiednią wysokość, gdy kąt między ramieniem a przedramieniem osoby przy nim siedzącej jest prosty.
-Wygodne krzesło – wysokość oparcia, głębokość siedziska, podłokietniki powinny być regulowane. A oparcie tak wyprofilowane by idealnie podpierało odcinek lędźwiowy kręgosłupa.